Карточка регистрации корреспонденции

В карточке документа доступны следующие для заполнения поля:

•Номер - порядковый номер документа заполняется системой автоматически. Поле номера доступно для редактирования, но при редактировании номера необходимо учитывать, что он не должен совпадать с номером ранее зарегистрированного документа, в противном случае система не позволит зарегистрировать документ с аналогичным номером;

•Дата - проставляется автоматически (указывается текущая дата). Поле даты также доступно для редактирования - посредством ввода даты с клавиатуры в формате "ДД: ММ: ГГГГ", либо с помощью выбора даты в календаре;

•Внешние реквизиты - указываются номер документа и дата его регистрации, с которыми он поступил от корреспондента. Дату можно ввести с помощью клавиатуры или выбрать в календаре;

•От кого - указывается наименование корреспондента (органа власти или организации), из которого направлен данный документ;

•Краткое наименование - в строке «Краткое наименование» вводится краткое содержание документа (его суть) или его название. Заполнение данной сроки является обязательным, в противном случае документ невозможно будет зарегистрировать;

•Содержание - в случае необходимости в строке «Содержание» вводится дополнительная информация о документе, более детальный текст поручения и т.д.

•Текст документа – при необходимости есть возможность с помощью клавиатуры ввести текст документа. Поле не является обязательным для заполнения и заполняется в случае необходимости;

•Комментарий - необходимо с помощью клавиатуры ввести комментарий к документу. Поле не является обязательными для заполнения и заполняется в случае необходимости;

•Зарегистрировал - система автоматически указывает сотрудника, который регистрирует (зарегистрировал) данный документ;

•Прикрепленные файлы – в случае, если необходимо прикрепить файл или документ, для этого необходимо перетащить файлы из соответствующей папки компьютера, удерживая их левой кнопкой мыши, в указанное окно или нажать на данное окно левой кнопкой мыши;

•Дело – Из открывающегося списка есть возможность выбрать категорию дела: «11 Взаимодействие с клиентами – коммерческими организациями», «12 Взаимодействие с налоговыми органами», «13 Взаимодействие с поставщиками и контрагентами», «10 Взаимодействие с клиентами – государственными и муниципальными учреждениями»;

•Срок – устанавливается срок по резолюциям и задачам, которые связанны с текущим документом;

•Тип - Из открывающегося списка есть возможность выбрать тип документа: «Запрос», «Информация», «Поручение», «Согласование»;

•Способ доставки - Из открывающегося списка есть возможность выбрать способ доставки документа: «Курьер», «Почта», «На руки», «Личный прием», «Электронная почта», «Телефонный звонок»;

•Уведомление – выбор сотрудников (руководителей), которым следует направить уведомление о рассмотрении документа. Для инициации процедуры сначала выбирается сотрудник (руководитель), а затем создается проект задачи по кнопке сформировать резолюцию.